Vielleicht kennst du das auch: Du machst dir für die Woche oder den Tag eine ToDo Liste. Und dann? Was mit den besten Absichten begonnen hat, endet häufig als vernachlässigte Sammlung an Aufgaben, die man irgendwann, irgendwie erledigen wollte.
Der Frust: groß. Die Ergebnisse: überschaubar.
Ich war auch immer ein Fan von ToDo-Listen (und bin es heute noch) – allerdings habe ich das Konzept um einen – eigentlich simplen – Schritt erweitert: Aufgaben in den Kalender übertragen und damit Verbindlichkeiten schaffen.
In diesem Blogpost schauen wir uns an, warum dieser Ansatz so wirkungsvoll ist, wie er dir den Rücken freihält und welche Tools dir dabei helfen können, deinen Alltag zu organisieren, ohne dabei deinen Kalender in eine Betonwand zu verwandeln.
Warum ein Kalender besser als eine ToDo-Liste funktioniert
Du kannst eine ToDo-Liste noch so schön strukturieren und bunt machen (ich habe mir sogar extra eine hübsche Vorlage in Canva gebaut) – am Ende ist das Ganze eine Liste von Sachen, die du irgendwie zu tun hast. Falls du ein bisschen so bist wie ich, fängst du gern mit den Sachen an, die am einfachsten aussehen oder den meisten Spaß versprechen.
Leider bleibt bei der Strategie am Ende des Tages meistens leider recht viel liegen – zumindest war das bei mir so. Eine ToDo-Liste schafft einen guten Überblick über das, was zu tun ist. Aber sie schafft eben keine Verbindlichkeit.
Hier kommt der Kalender ins Spiel. Indem du Aufgaben mit festen Zeitblöcken in deinen Kalender einträgst, gehst du einen entscheidenden Schritt weiter:
- Du schaffst Verbindlichkeit und machst aus einer Aufgabe ein konkretes Commitment.
- Du legst nicht nur fest, was du tun möchtest, sondern auch, wann du es tun wirst.
- Statt dass Aufgaben „irgendwann“ in deiner Zukunft dümpeln, gibst du ihnen einen Platz – und damit eine Deadline.
Und: Wenn du eine Aufgabe nicht erledigen kannst, musst du sie aktiv verschieben – statt sie einfach nur auf der Liste zu ignorieren. Du musst dir also überlegen, wann genau du in der Woche zu einem anderen Zeitpunkt die Zeit findest, um dich der Aufgabe zu widmen – was wiederum bedeutet, dass du dafür andere, weniger wichtige Dinge auch noch einmal verschieben darfst/musst.
Das klingt nervig. Ich will auch nicht mein ganzes Leben durchplanen.
Das ist der Einwand, der mir zuerst einfiel, als ich von der Methode gehört habe. Ich bin ein sehr freiheitsliebender Mensch und mag es gar nicht, wenn jemand mir sagen möchte, wie genau ich meinen Tag zu strukturieren haben – nicht mal, wenn ich selbst die Person bin, die mir Vorschriften macht.
Mit der Zeit hab ich aber gemerkt: Das Ganze engt mich nicht ein, sondern schafft sogar Freiheiten.
- Ich konnte immer besser einschätzen, wie lang welche Aufgaben dauern und weiß mit der Methode viel besser, wann ich abends Feierabend habe.
- Dadurch, dass ich auch Dinge wie „Sport“ oder „Freundin xy anrufen“ einplane, weiß ich auch genau, wann ich etwas tun will – und finde dann auch eher Zeit dafür, als wenn ich mir das alles immer nur vornehme und finde dann tatsächlich Zeit dafür, wenn ich sie mir nehme.
- Wenn du deinen Kalender konsequent nutzt, zwingt dich jede Terminverschiebung dazu, bewusst Prioritäten zu setzen. Das hilft auch langfristig dabei, deine Prioritäten zu erkennen.
Ein straffer Kalender schafft Freiheit. Warum? Weil du dir bewusst Zeit für das einplanst, was dir wirklich wichtig ist – ohne ständig von liegen gebliebenen Aufgaben erschlagen zu werden. Du kannst dich nicht mehr hinter einer endlosen ToDo-Liste oder „ich müsste mal wieder Sport machen“ verstecken.
Wie passt das zur klassischen ToDo-Liste?
Die gute Nachricht: Du musst nicht komplett auf deine ToDo-Liste verzichten. Sie hat weiterhin ihre Daseinsberechtigung – nur eben in einer anderen Form. Der Trick ist, die ToDo-Liste mit deinem Kalender zu kombinieren. Hier ein Ansatz, den ich selbst auch nutze:
1. Erstelle eine ToDo-Liste für zwei Wochen
Schreibe alles auf, was du in den nächsten 14 Tagen erledigen möchtest. Bei komplexen Aufgaben ist es sinnvoll, hier auch kleinere Teilaufgaben zu notieren. Du kannst für den Anfang erst einmal mit den beruflichen ToDos anfangen – private Dinge wie „das Geschenk für Tante Inge besorgen“ können später noch dazu kommen.
2. Priorisiere und plane
Überlege, welche Aufgaben besonders wichtig sind. Dabei kannst du dich entweder (wenn du hast) an deinen übergeordneten Zielen orientieren (z. B. deinen OKRs) oder du verwendest andere Tools wie die Eisenhower-Matrix, die z. B. auf dieser Seite hier sehr schön erklärt ist.
Danach nimmst du dir einen Aufgabe nach der anderen und planst sie in deinen Kalender der kommenden 2 Wochen ein – versuche dabei, eine möglichst realistische Einschätzung zu treffen und plane gerade am Anfang eher zu viel als zu wenig Zeit ein.
3. Mach den Gegencheck und plane ggf. noch mal um
Du wirst schnell merken, dass dein Kalender dich davor bewahrt, dir zu viel vorzunehmen. Du hast nur eine begrenzte Anzahl an Stunden, und dein Kalender zeigt dir gnadenlos, was passt und was nicht. Vielleicht wirst am Ende von Schritt 2 direkt noch einmal umplanen müssen, weil du merkst, dass deine Woche nicht genug Stunden hat, um alles zu schaffen.
Weitere Tipps für die Umsetzung
Puffer planen!
Wenn du für die meisten deiner Aufgaben schon ein gutes Zeitgefühl hast, wird es dir wahrscheinlich leicht fallen, die Zeitblöcke realistisch zu planen. Bei neuen oder auch seltenen/einmaligen Aufgaben liegst du vermutlich in die ein oder andere Richtung daneben.
Gleiches gilt, wenn du einen Job hast, in dem gerne mal spontan Termine, Telefonate und dringende Dinge dazwischen grätschen – hier ist es empfehlenswert, wenn du z. B. immer nur den halben Tag verplanst und den Rest offen lässt – mit der Zeit wirst du ein Gefühl dafür bekommen, was für dich gut funktioniert und was nicht.
Ich selbst plane i.d.R. immer mit 1-2 Stunden Puffer am Tag, die ich verwenden kann, wenn etwas länger dauert – oder auch, wenn ich doch mal eine längere Pause brauche zwischendurch.
Von fein zu grob planen
Für mich hat sich bewährt, wenn ich immer nur die kommenden 1-2 Tage sehr konkret durchplane und die anderen Tage erst einmal grob. Oft (gerade am Anfang) verschieben sich Themen noch einmal oder dauern länger – wenn du dann eine Detailplanung für 2 Wochen gemacht hast, wird es unübersichtlich, sobald du nur einen Termin schieben musst.
Ich plane also oft nur grobe Zeitblöcke z. B. für „Projekt xy“ oder für „Steuern“ und schiebe diese erstmal auf einen bestimmten Tag, damit ich weiß, dass ich mich an dem Tag damit befassen möchte. Die Feinplanung für den Tag, die wirklich alle Arbeitsstunden umfasst, mache ich immer am Morgen des jeweiligen Tages.
Separaten Kalender für die Planung wiederkehrender Aufgaben nutzen
Gerade für wiederkehrende Aufgaben sind elektronische Kalender sehr hilfreich, um dich gut zu strukturieren.
Kalender-Tools wir der Google Kalender und Outlook bieten die Funktion, neue „leere“ Kalender hinzuzufügen und deren Inhalte bei Bedarf aus- und einzublenden.
Hier kannst du auf einem leeren Kalender eine „perfekte Woche“ planen, der alle deine Routine-Blöcke an bestimmten Tagen berücksichtigt:
- Montagfrüh alle 2 Wochen Strategietag
- Sport am Mittwoch und Freitag
- Contenterstellung alle 2 Wochen am Donnerstag
Im unteren Beispiel siehst du, dass du den entsprechenden Kalender (unten „Routine Blocker“ genannt) in Outlook mit dem Häkchen ein- und ausblenden kannst – ähnlich funktioniert das auch bei Google Calendar.
Bei deiner Wochenplanung kannst du dir den Kalender mit den Routine-Aufgaben einfach parallel zum eigentlichen Kalender einblenden. So siehst du, ob die Blocker für die Woche so passen – dann kannst du sie i.D.R. per Rechtsklick in deinen Kalender rüber kopieren. Passt es nicht, kannst du den Blocker einfach dort hin planen, wo er gut hinpasst zwischen deinen anderen Aufgaben.
Fazit: Dein Kalender als Geheimwaffe für mehr Produktivität und Freiheit
Am Ende geht es nicht darum, deinen Kalender vollzustopfen, sondern ihn bewusst als Werkzeug einzusetzen. Der Wechsel von der passiven ToDo-Liste hin zu einem verbindlichen Zeitplan erfordert vielleicht etwas Umdenken, zahlt sich aber doppelt aus: Du wirst produktiver und gleichzeitig freier.
Nutze Tools wie Google Kalender oder Outlook, um deine ideale Woche zu gestalten, und hab keine Angst davor, Aufgaben aktiv zu verschieben. Denn genau das bringt dich dazu, deine Zeit klüger und bewusster zu nutzen.
Also: Kalender auf, Zeitblöcke eintragen – und schauen, wie dein Tag plötzlich mehr Struktur (und Luft!) bekommt.
Wenn du erst einmal Unterstützung benötigst, um deine Aufgaben überhaupt zu strukturieren oder um deine Ziele glattzuziehen, dann begleite ich dich gern im Rahmen meines Fokus-Coachings.
Arbeitest du schon mit der Methode der Kalender-Blocker? Welche Erfahrungen hast du damit gemacht?
